Work Breakdown Structure (WBS) začala být užívána začátkem 60. let 20. století u projektů Ministerstva obrany USA a agentury NASA. WBS vznikla jako iniciační techni-ka pro plánování a kontrolu velkých projektů. Brzy se ale stala povinnou součástí všech projektů. Dnes je základním nástrojem pro řízení rozsahu projektu ze strany projektové-ho manažera a jeho týmu. PMI definuje WBS jako „the WBS is a hierarchical decomposi-tion of the total scope …“ a také říká, že „the WBS organizes and defines the total scope of the project …“ (PMBOK® Guide, Fifth Edition, PMI 2013). Bez WBS bychom si tedy projekt neměli umět přestavit.
V současné době se WBS přiznává trojí podoba, podle způsobu její tvorby: Process-Oriented (rozklad skrze procesy projektu), Action-Oriented (rozklad skrze klíčové aktivi-ty projektu), Deliverable-Oriented (rozklad skrze dodávky a přínosy projektu). Rozklad ve WBS jde vždy přes pracovní balíky až k atomickým činnostem s uvedením odpověd-ností, nákladů, aj. Jde jen o úhel pohledu, pro který se u svého projektu rozhodneme. Také záleží na osobách, které chceme a potřebujeme ke tvorbě WBS přizvat. Pokud budeme chtít přizvat významné stakeholdery (např. sponzora), Deliverable-Oriented se přímo nabízí, pokud se budeme chtít více zaměřit na své týmové vedoucí, je výhodnější sáhnout po Action-Oriented, atp.
Pro tvorbu WBS platí několik doporučení a pravidel. Uveďme si zde ty základní a klíčová:
- Kód WBS - hierarchické číslování každého prvku WBS od samého počátku a od samého vrcholu (kód WBS má pro projekt roli unikátního identifikátoru).
- Pravidlo 100% - jakákoliv práce nebo subdodávka v projektu musí být uvedena ve WBS, tj. WBS musí zachycovat vše, co se v projektu odehrává.
- Pravidlo 8/80 – prvek WBS na poslední úrovni, tj. obvykle aktivita projektu, by měla být vztažena vždy k činnosti v rozsahu pracnosti 1 až 10 pracovních dnů zdroje.
- Pravidlo odpovědnosti – prvek WBS na poslední úrovni musí mít jednu odpo-vědnou osobu.
- Přiměřená hloubka struktury WBS – počet úrovní by měl odpovídat velikosti projektu a jeho organizaci (za minimální až ideální hloubku jsou považovány 4 úrovně).
Sdílení a komunikování WBS – rozsah projektu by měly znát všechny důležité a zapojené strany a osoby projektu, nejen projektový tým.WBS lze vytvořit buď metodou Top-Down nebo Bottom-Up. Záleží na povaze projektu a zkušenostech projektového týmu. Pokud je projektový manažer a jeho tým zkušený, a předmětem projektu je dodání produktů a služeb, o kterých máme řadu dobrých a podrobných informací, je možné sáhnout po metodě Bottom-Up. Skládání rozsahu projektu z jednotlivých aktivit, pracovních postupů nebo užívaných materiálů či technických postupů, do vyšších úrovní, tj. pracovních balíků, dodávek či výstupů projektu, bývá náročnější a vyžaduje cvik a odbornou znalost. První přístup, Top-Down, je snazší a přeje méně zkušenému – o projektu nemusíme vědět mnoho. Podmínkou ale bývá zapojení klíčových stran a odborných expertů do tvorby WBS – sami ji nepostavíme dobře. Proto PMI jednoznačně doporučuje postupovat metodou Top-Down.
Jan Bartoška
